Konsep Dasar Manajemen Mutu Terpadu

Manajemen mutu merupakan sebuah filsafat dan budaya organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi. Manajemen mutu membutuhkan pemahaman mengenai sifat mutu dan sifat sistem mutu serta komitmen manajemen untuk bekerja dalm berbagai cara. Manajemen mutu sangat memerlukan figure pemimpin yang mampu memotivasi agar seluruh anggota dalam organisai dapat memberikan konstribusi semaksimal mungkin kepada organisasi. Hal tersebut dapat dibangkitkan melalui pemahaman dan penjiwaan secara sadar bahwa mutu suatu produk atau jasa tidak hanya menjadi tanggung jawab pimpinan, tetapi menjadi tanggung jawab seluruh anggota dalam organisasi.

 
Pengertian Mutu
Dugaan dan penafsiran yang sering timbul bahwa "mutu" diartikan sebagai sesuatu yang :
  • Unggul dan bermutu tinggi
  • Mahal harganya
  • Kelas, tingkat atau bernilai tinggi
Dugaan dan penafsiran tersebut di atas kurang tepat untuk dijadikan dasar dalam menganalisa dan menilai mutu suatu produk atau pelayanan. Tidak jauh berbeda dengan kebiasan mendefinisikan "mutu" dengan cara membandingkan satu produk dengan produklainnya. Kedua pengertian mutu tersebut pada dasarnya mengartikan tingkat keseragaman yang dapat diramalkan dan diandalkan, disesuaikan dengan kebutuhan serta dapat diterima oleh pelanggan (custumer).
Secara singkat mutu dapat diartikan: kesesuaian penggunaan atau kesesuaian tujuan atau kepuasan pelanggan atau pemenuhan terhadap persyaratan.


Mutu Harus Berfokus pada Kebutuhan Pelanggan
Prinsip mutu, yaitu memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Dalam manajemen mutu, pelanggan dibedakan menjadi dua, yaitu:
  • Pelanggan internal
  • Pelanggan eksternal
Pada pengertian manajemen tradisional, yang dimaksud pelanggan adalah pelanggan eksternal (di luar organisasi). Mengapa pelanggan internal menjadi perhatian manajemen mutu? Jawabnya, adalah apabila pribadi yang ada di dalam organisasi tersebut dilayani dengan baik, otomatis mereka akan melayani pelanggan eksternal secara baik pula.
Organisasi dikatakan bermutu apabila kebutuhan pelanggan bisa dipenuhi dengan baik. Dalam arti bahwa pelanggan internal, misal karyawan, selalu mendapat pelayanan yang memuaskan dari petugas kebersihan, Direksi selalu puas terhadap hasil kerja karyawan dan staf HRD selalu menanggapi keinginan dari pelanggan.

Prinsip-prinsip Manajemen Mutu
Manajemen mutu adalah aspek dari seluruh fungsi manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu. Pencapaian mutu yang diinginkan memerlukan kesepakatan dan partisipasi seluruh anggota organisasi, sedangkan tanggung jawab manajemen mutu ada pada pimpinan puncak. Untuk melaksanakan manajemen mutu dengan baik dan menuju keberhasilan, diperlukan prinsip-prinsip dasar yang kuat. Prinsip dasar manajemen mutu terdiri dari beberapa hal, sebagai berikut:
  1. berfokus pada pelanggan;
  2. berfokus pada upaya untuk mencegah masalah;
  3. investasi pada manusia;
  4. memiliki strategi untuk mencapai kualitas;
  5. memperlakukan keluhan sebagai umpan balik untuk memperbaiki diri;
  6. memiliki kebijakan (policy) dalam perencanaan untuk mencapai kualitas;
  7. mengupayakan proses perbaikan dengan melibatkan semua orang;
  8. membentuk fasilitator yang berkualitas untuk memimpin proses perbaikan;
  9. mendorong orang yang dipandang memiliki kreativitas dan mampu menciptakan kualitas;
  10. memperjelas peranan dan tanggung jawab setiap orang;
  11. memiliki strategi evaluasi yang jelas;
  12. memandang kualitas sebagai jalan menuju perbaikan kepuasan layanan;
  13. memandang kualitas sebagai bagian dari kebudayaan;
 Untuk mendukung prinsip mutu di atas, harus didukung dengan ketersediaan struktur organisasi yang jelas, dimana:
  • struktur yang pasti harus berupa struktur yang mampu melancarkan proses pengelolaan mutu secara menyeluruh dan kondusif bagi perbaikan kulitas
  • mengutamakan kerja sama tim (team work)
  • mengurangi fungsi kontrol dan penjadwalan dari manajemen menengah
  • membentuk tim terstruktur dengan sistem manajemen yang sederhana tapi efektif
  • mengupayakan agar semua anggota tim memahami visi dan potensi lembaga agar menjadi kompak
  • mengusahakan agar keseluruhan proses berada di bawah satu komando yang hubungan kerjanya sederhana
  • mengadakan penilaian keberhasilan pengelolaan sebagai media untuk merumuskan visi.
Pemimpin dan Kepemimpinan
Setiap pemimpin harus mempunyai visi yang jelas tentang lembaga yang dipimpinnya, dan mampu menjelaskan visi itu kepada pemimpin-pemimpin bawahannya sehingga semua memahaminya dan dapat menjabarkannya menjadi program-program kerja. Disamping itu, setiap pemimpin harus mampu membudayakan mutu sehingga dia dapat menjadi teladan bagi bawahannya. Untuk itu, pemimpin harus mempunyai lima kemampuan dasar:
  • visi yang jelas;
  • kerja keras;
  • ketekunan yang penuh ketabahan;
  • pelayanan dengan rendah hati, dan;
  • disiplin kuat;
Dalam menjalankan mutu di setiap bagian-bagian organisasi, pemimpin memiliki peranan penting membudayakan mutu secara total, antara lain:
  • mengembangkan sistem komunikasi yang baik;
  • membimbing dan mendorong tumbuhnya motivasi untuk mengatasi berbagai masalah;
  • mengembagkan sistem pendelegasian yang paling efektif dan efisien;
  • mengembangkan tim kerja sarna yang efektif dan efisien;
  • mengembangkan peluang untuk berinisiatif meningkatkan mutu;
Kerjasama Tim / teamwork
Tim adalah kumpulan orang-orang yang bekerja dalam suatu program yang sama. Tim merupakan modal dasar (building blocks) untuk meraih mutu. Di dalam suatu tim, para anggota tim bekerja sama, saling mendorong dan mendukung secara harmonis untuk meningkatkan mutu. Besar kecilnya suatu tim bergantung pada kebutuhan yang didasarkan pada program yang akan dilakukan. Kerja sama tim pada setiap organisasi adalah komponen penting dalam pelaksanaan PMT, untuk membangun kepercayaan, memperbaiki komunikasi dan mengembangkan kemandirian.
Dalam pembentukan tim secara utuh, dalam arti pembentukan organisasi dan fungsi, pada umumnya melalui empat fase, yaitu:
  • Pembentukan (forming), pada fase pembentukan ini, sejumlah orang yang terdapat dalam tim mempunyai persepsi yang berbeda-beda tentang hal yang akan ditangani. Oleh karena itu, menjadi tugas pimpinan untuk meluruskan keadaan, menjelaskan visi dan sasaran pokok yang dibutuhkan.
  • Penggugahan (storming), pada fase ini, pikiran para anggota tim digugah (dirangsang) untuk kejelasan tugas. Di sini tim sudah dapat menganalisis tugas lebih terarah, dan mulai memahami dan menyadari ruang lingkup tugas.
  • Penetapan Norma (norming), dalam fase ini, tim menentukan aturan (norma) kerja yang harus dimengerti dan ditaati oleh setiap anggota tim. Termasuk didalamnya cara dan waktu kerja serta batas waktu penyelesaian tugas.
  • Pelaksanaan (performing), pada fase keempat, tim mulai bekerja melaksanakan tugas yang telah ditentukan. Tata laksana kerja di antara sesama anggota tim perlu diperhatikan, agar setiap anggota bekerja dengan penuh tanggung jawab untuk mencapai tujuan tim.
Dapat dilihat bahwa pertumbuhan kerja sama tim tidaklah terjadi begitu saja. Oleh sebab itu, setiap anggota harus memiliki kesadaran, kemampuan, dan keterampilan tertentu. Untuk itu, bimbingan perlu. diberikan, dan bila perlu pelatihan disediakan untuk meningkatkan mutu para anggota tim.




Categories: , Share

Leave a Reply